World Cafè

Come valorizzare la ricchezza e le potenzialità della conversazione informale usandone le caratteristiche per ottenere risultati condivisi?

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Spesse volte le migliori idee nascono proprio nelle pause caffè, le relazioni si costruiscono in incontri informali: perché allora non usare questa possibilità?

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Poche ore di lavoro con gruppetti ben organizzati, che lavorano informalmente intorno a temi condivisi e ben strutturati in una sessione di WORLD CAFE’, consentono di costruire nuove relazioni, condividere informazioni rilevanti, generare nuova conoscenza condivisa.

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Il World Cafè è un metodo semplice ed apparentemente informale per dar vita a conversazioni costruttive su questioni concrete ed importanti che possono riguardare organizzazioni o comunità; esso cerca di promuovere una cultura del dialogo partendo dall’ipotesi che le organizzazioni siano in fondo delle reti di conversazioni tra persone.

Nato nel 1995 si è andato diffondendo, nei processi di ricerca, di sviluppo territoriale, di pianificazione strategica partecipata anche all’interno di più ampie progettualità poiché ha dimostrato grandi capacità di generare informazioni utili, condivisioni e relazioni partendo dal principio dello sviluppo incrociato delle idee (cross pollination).

Quando utilizzarlo?

Il World Cafè è uno strumento molto flessibile ma, per dare risultati utili, va utilizzato per scopi appropriati e con le corrette modalità; esso è particolarmente indicato:

per approfondire analisi o sfide strategiche
per coinvolgere persone in una conversazione autentica, non censurata
quando i partecipanti sono molti (da 12 fino ad un migliaio) e si punta ad un forte coinvolgimento;
per raccogliere spunti du riflessione, condividere conoscenze, stimolare idee innovative ed affrontare questioni importanti;
per far conoscere persone attraverso la conversazione e costruire relazioni potenzialmente generative.

Esso è poco indicato per informare, ottenere risposte specifiche ed assegnare compiti.

L’uso delle domande

Buone domande da porre ai partecipanti sono essenziali per il successo del World Cafè; da una buona domanda infatti possono scaturire nuove opportunità, nuove domande e nuove idee. La letteratura consiglia l’uso di domande aperte ben formulate che hanno il pregio di catalizzare l’energia e di aiutare la focalizzazione sui temi davvero importanti (evitare invece le domande chiuse) ; esse dovrebbero trattare temi che stiano davvero a cuore ai partecipanti tali da incoraggiare l’analisi e la creatività e di evitare la chiusura e la difesa di opinioni personali. Una buona domanda dovrebbe infatti aiutare a rompere gli schemi mentali, ad aprire nuove prospettive. a risvegliare la creatività personale e a far generare nuova conoscenza.

Come funziona in sintesi?

La chiave del successo di un World Cafè risiede innanzitutto in una chiara e condivisa organizzazione; per questo è necessario:

fissare e condividere lo scopo
chiarire il contesto di lavoro con riguardo particolare ai partecipanti da invitare
creare un ambiente di lavoro ospitale, preparare i materiali necessari
formulare domande importanti, che siano in grado di ingaggiare i partecipanti
incoraggiare i contributi di tutti
collegare i diversi punti di vista dei partecipanti e dei tavoli
ascoltare per cogliere intuizioni e riflessioni profonde
raccogliere e condividere i risultati alla fine del seminario
sintetizzare i risultati in un rapporto sintetico chiaro e condiviso.

Le regole di funzionamento sono molto semplici e lascano comunque lo spazio aperto a nuove soluzioni o a ipotesi di lavoro innovative. Tipicamente si prevedono tre round di discussione della durata orientativa di 30 minuti che si svolgono nei tavoli. Una volta completato il primo round di discussione viene chiesto ad una persona di rimanere al tavolo in qualità di referente mentre gli altri si alzano per accordarsi in altri tavoli portando l’esperienza della prima discussione. Ogni referente del tavolo raccoglie i nuovi venuti condividendo con loro gli aspetti salienti della discussione precedente e stimolando una seconda discussione con i nuovi arrivati. Alla fine dei round previsti vengono condivisi in una riunione plenaria i risultati raggiunti, con riguardo particolare a ciò che si è appreso e a quanto è stato scoperto.

Partecipanti, referenti, coordinatore

Il numero di partecipanti minimo è di una dozzina di persone (sotto questa soglia conviene usare altre tecniche fondate sulla conversazione come il Focus Group); un World Cafè può coinvolgere decine o anche centinaia di persone. La cosa davvero importante è che i soggetti coinvolti siano coerenti rispetto allo scopo, che di loro siano possibilmente chiari i bisogni, le aspettative, gli interrogativi.

Un Word Cafè è solitamente avviato e gestito da un moderatore/coordinatore (che lancia la/le domanda/e ribadisce le regole del gioco) che si avvale della collaborazione dei referenti dei tavoli: tutti debbono incoraggiare al massimo la discussione e la partecipazione di tutti. I referenti dei tavoli sono chiamati all’impegno dell’interazione face to face favorendo ogni tipo di comunicazione tra i partecipanti: verbale ma anche scritta usando appunti, producendo disegni e vignette, usando post it da disporre sui fogli predisposti che, ha conclusione dei lavori, diventeranno una preziosa fonte di informazione.

Luogo e durata

Il luogo dove si realizza l’evento è fondamentale: esso deve essere accogliente ed ampio il gesto per accogliere il numero di partecipanti previsto. Lo spazio deve essere allestito con tavoli (rotondi o quadrati) adatti a far sedere 4-5 persone disposti in modo casuale ma garantendo gli spazi per gli spostamenti; ogni tavolino deve essere stato di penne, pennarelli, post it e grandi fogli di carta su cui poter scrivere e disegnare liberamente.

Tipicamente un World Cafè ha un durata compresa tra un minimo di 1 ora ed un massimo di una giornata anche se non mancano così in cui i partecipanti sono stati coinvolti per più di una giornata. 4 ore è una durata normale.

Raccolta e trattamento dei dati

Il World Cafè è ottimo per scambiare informazioni, creare soluzioni, condividere idee; un aspetto qualificante del metodo è proprio rappresentato dai modi e dalle strategie con cui tutte queste informazioni vengono raccolte, elaborate e valorizzate, al di là di quello che è il processo, importantissimo, di apprendimento dei singoli partecipanti, dei referenti dei tavoli e del coordinatore. Per mettere a profitto questo straordinario patrimonio è importante organizzare a priori, prima del seminario propriamente detto, le modalità che dovranno essere seguite durante e dopo la conversazione pubblica.

Nella prima fase è essenziale preparare con cura i diversi materiali, in particolare i grandi fogli di carta, e stabilire le regole di lavoro che saranno comunicate in modo assolutamente chiaro.

Nella seconda fase spetta soprattutto ai referenti dei tavoli raccogliere o, meglio, coordinare la raccolta delle informazioni fissando quanti più dati possibili sui fogli, prendendo appunti o registrando le conversazioni in casi specifici. Allo stesso modo il coordinatore potrà raccogliere idee e stimoli ascoltando quanto sta emergendo nei vari tavoli. Il momento fondamentale è tuttavia quello conclusivo quando le informazioni sono raccolte insieme, sintetizzate e discusse in plenaria, mostrate e commentate se scritte sui fogli. In alcuni casi potrebbe essere utile una registrazione completa di queste attività.

Nella terza fase (post hoc) tutti i documenti dovrebbero essere usati per redarre un rapporto conclusivo (possibilmente condiviso con i referenti dei tavoli) da presentare alla committenza per serbare traccia utilizzabile di quanto emerso, scoperto e suggerito.

Criteri di valutazione della qualità di un World Cafè

Nel World Cafè le conversazioni sono sostanzialmente autogestite seppure all’interno di un sistema di regole condivise dove i referenti (dei tavoli) fungono da trasmettitori della conoscenza generata sul tavolo piuttosto che da facilitatori. Anche per questo è importante curare con grande attenzione tutti i diversi aspetti organizzativi.

la precisione nella scelta dello scopo e l’accuratezza delle domande
la scelta dell’ambiente e la preparazione dei materiali indispensabili
La tipologia e la scelta dei partecipanti
la scelta di quelli che saranno i referenti dei tavoli
il materiale prodotto dai tavoli (fogli con disegni, fumetti, idee, frasi, post it)
la varietà e la precisione delle idee che vengono generate
il ritmo e partecipazione alla conversazione nei vari tavoli
la puntualità e la tempestività nel chiudere ed aprire i diversi round
il numero di relazioni che vengono generate dall’evento una volta che esso è concluso
la soddisfazione dei partecipanti (raccolta ad esempio con un questionario conclusivo da somministrare alla fine o da inviare per posta elettronica)
la comprensibilità e la chiarezza del rapporto di ricerca conclusivo
l’uso che di questo viene fatto dalla committente.

Il rispetto di tali criteri è finalizzato a garantire che altri soggetti abbiano la possibilità di verificare le conclusioni a cui si arriva e di vagliare la bontà del proprio disegno di ricerca e delle relative conclusioni.