Come trovare soluzioni innovative in un contesto incerto, dove non si può usare la norma e il sapere consolidato e non è chiara la direzione da prendere?
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E’ possibile orientare un gruppo di persone affinché esplori e trovi soluzioni creative attraverso pratiche di lavoro ampiamente auto-organizzate?
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L’OPEN SPACE TECHNOLOGY è un metodo che consente di esplorare e condividere soluzioni possibili che non si possono imporre semplicemente dall’alto o dall’esterno ma che vengono fatte emergere dall’interazione diretta tra le persone.
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L’Open Space Technology (OST) può essere inteso come uno spazio di apertura per un ordine emergente; esso propone un approccio semplice ed innovativo alla libera gestione dei gruppi attraverso la valorizzazione delle loro potenzialità.
L’OST è nato a metà degli anni 80 per opera dell’antropologo e consulente Harrison Owen che aveva notato come le migliori informazione durante i convegni emergessero proprio nei rapporti e nelle relazioni informali piuttosto che scaturire dalle comunicazioni ufficiali.
Quando utilizzarlo?
L’OST è una tecnica ottima se si vuole promuovere nel gruppo di persone coinvolte il mutuo apprendimento, l’innovazione sociale, il confronto e l’uscita dal vissuto quotidiano; quando dunque non è chiaro cosa potrebbe emergere dalle interazioni, quando gli sviluppi non sono noti ne facilmente prevedibili, quando il futuro non ha una rappresentazione univoca e quando è necessario il sostegno di tutti quelli che partecipano al processo. Per tali motivi la tecnica non è affatto indicata in tutti quei casi nei quali esistono piani precisi, strategie consolidate, obiettivi e risultati attesi già definiti; quando si cercano semplicemente soluzioni a problemi già molto strutturati ed esistono linee di sviluppo ben definite.
L’OST ha raggiunto i suoi obiettivi non se vengono raggiunti obiettivi iniziali ma se le idee e le aspettative iniziali cambiano per effetto della passione e dalla creatività delle persone che si incontrano; in particolare se davvero riesce a rafforzare i legami tra i partecipanti ed aumenta la capacità dei singoli e gruppi di rispondere ai cambiamenti promuovendo l’apprendimento continuo e l’orientamento alla soluzione di problemi.
Come funziona in sintesi?
L’OST classico non ha un programma codificato, come avviene praticamente in tutte le riunioni, ma si regge piuttosto, secondo Owen, su una struttura base composta da 4 fasi sulla quale si realizzano in modo estremamente libero i lavori:
- L’introduzione è finalizzata ad avviare i lavori in modo informale e creare la giusta atmosfera: e i partecipanti non si conoscono è questo il momento di una breve presentazione reciproca;
- La definizione del programma è il momento in cui il gruppo realizza che non c’è altro programma che quello stesso che i partecipanti stessi vorranno proporre; gli strumenti per farlo sono il muro vuoto e la “piazza di discussione”.
- L’apertura dello spazio di discussione da l’avvio concreto al lavoro di discussione secondo modalità emergenti dalle relazioni ed azioni dei partecipanti.
- La conclusione avviene spesso senza discorsi formali o discorsi, solitamente in circolo dove chi vuole esprime il significato dell’esperienza e gli impegni che intende prendere nel futuro
L’importanza del tema
La scelta del tema è di importanza fondamentale: ad esso è affidato il compito di focalizzare la discussione e stimolare la partecipazione dei partecipanti. Esso devo essere in grado di ispirare e allo stesso tempo mostrare una direzione, di orientare mantenendo l’apertura necessaria a far esplodere l’immaginazione. Il tema portante dell”OST può essere pensato come l’inizio di un romanzo giallo capace di catalizzare l’attenzione malgrado non se ne conoscano né gli sviluppi ne la fine.
Partecipanti e conduttore
Il ruolo del conduttore è ad un tempo semplice e delicato; chi conduce un OST rinuncia infatti a buona parte del controllo del processo e dei risultati per lasciare spazio all’emergere di un’altro ordine, è aperto all’emergere del nuovo e disponibile a lasciarsi sorprendere da ciò che l’interesse e l’impegno dei partecipanti realizza. La sua funzione è quella di indicare la meta mentre il lavoro di dettaglio, operativo, viene svolto in modo autonomo dai partecipanti che si auto-organizzano.
In fondo la responsabilità del successo di un OST è dei singoli partecipanti: son essi che devono fare la differenza assumendosi la responsabilità di muoversi e spostarsi verso quelle situazioni che sembrano essere più promettenti e generative. Owen raccomanda al conduttore di orientare la sua azione sul campo a quattro principi:
- chiunque è presente e sta partecipando è comunque la persona giusta;
- qualsiasi cosa accada va presa per quello che è poiché era esattamente ciò che doveva accadere;
- in qualsiasi momento cominci, è il momento giusto
- quando è finita è finita.
La legge dell’Open Space Technology è quella dei due piedi: in ogni moment un partecipante può decidere di spostarsi, abbandonare un gruppo ed unirsi ad un altro ritenuto magari più interessante. Coinvolgimento e passione sono tanto essenziali per il buon funzionamento quanto contagiosi: essi possono alimentare la collaborazione e la creatività in modo sorprendente.
Luogo e durata
Lo spazio è molto importante e deve essere scelto ed attrezzato con cura; deve essere confortevole e sufficientemente ampio per ospitare tutti i partecipanti eventualmente ricorrendo a spazi separati per il lavoro in sottogruppi nel caso lo spazio principale non sia sufficiente. Devono esserci sedie mobili mentre sono inutili tavoli e scrivanie: devono esserci invece pareti libere che consentano di attaccare cartelloni, cartellini, schede e post it, lavagne eventuali sulle quali scrivere, Lo spazio centrale della stanza rimane libero per disporre in circolo il gruppo con le relative sedie
L’OST può durare da un minimo di 5 ore fino a 2 o 3 giornate in funzione dell’impegno e dell’ampiezza del tema: particolarmente importante è la continuità poiché il processo non deve essere interrotto: una volta iniziato il percorso deve essere portato a conclusione senza abbandoni e senza nuovi accessi in corso d’opera.
Raccolta e trattamento delle informazioni
L’approccio e il processo molto informale rendono difficile la raccolta, elaborazione e valorizzazione della grande mole di informazione che vengono solitamente prodotte. Per questo si consiglia che il gruppi (o il gruppo nel caso di piccoli numeri) preparino una breve relazione che il facilitatore affigge alla bacheca pubblica perché sia pubblicamente visibile e la include nell’instant report che sarà consegnato a fine giornata.
Criteri di valutazione della qualità di un Open Space Technology
Nell’OST le conversazioni sono sostanzialmente autogestite seppure all’interno di una struttura condivisa;. per questo è importante curare con attenzione tutti i diversi aspetti organizzativi e processuali: elementi che determinano la qualità spossono essere:
- la precisione nella scelta del tema e la modalità con cui esso è descritto e presentato;
- la scelta dell’ambiente e la preparazione dei pochi materiali indispensabili;
- la scelta dei partecipanti;
- le modalità e le strategie di autorganizzazione delle attività scelte dai gruppi di partecipanti;
- la quantità di materiale prodotto dai gruppi (fogli con disegni, fumetti, idee, frasi, post it, instant report);
- la varietà delle idee che vengono generate;
- il numero di relazioni che vengono generate dall’evento una volta che esso è concluso;
- la soddisfazione dei partecipanti (raccolta ad esempio con un questionario conclusivo da somministrare alla fine o da inviare per posta elettronica);
- la comprensibilità e la chiarezza dell’instant report;
- l’uso che di questo viene fatto dai committenti;
- la reale implementazione di quanto emerso in forma di proposta o di progetto possibile dopo la fine dell’OST.
Il rispetto di tali criteri è finalizzato a garantire che altri soggetti abbiano la possibilità di verificare le conclusioni a cui si arriva e di vagliare la bontà dell’intero processo.
Collegamenti e bibliografia
Harrison Owen Open space technology. Guida all’uso