Come trovare soluzioni condivise tra soggetti interessati direttamente a problemi complessi per i quali è indispensabile garantire apprendimento e trasparenza?
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E’ possibile decidere coinvolgendo gruppi di persone con orientamenti ed interessi differenti in modo che trovino soluzioni di mutua soddisfazione e realmente praticabili?
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Il Metaplan consente di trovare un accordo e di prendere decisioni in modo partecipato
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Il Metaplan è una tecnica di facilitazione di gruppo basata sull’interazione strutturata e l’utilizzo sistematico della visualizzazione; è molto usato nella progettazione partecipata e per la presa di decisioni con modalità partecipativa.
La tecnica è stata sviluppata in Germania negli anni ’70 dai due fratelli, Wolfgang ed Eberhart Schnelle, che inizialmente erano specializzati in forniture e strumenti per ufficio ed hanno sviluppato una società di consulenza internazionale proprio partendo da questo metodo. Metaplan è un marchio di Metaplan Thomas Schnelle Gmbh.
Quando usare Metaplan
Secondo gli ideatori questa tecnica può essere usata come un metodo di facilitazione per i gruppi e come un modello di comunicazione, in cui si possono sviluppare le opinioni, si può costruire una visione comune, possono essere definiti gli obiettivi, possono essere formulate le raccomandazioni ed i piani d’azione per focalizzarsi su un problema specifico e sulle soluzioni possibili.
Il metodo è stato usato per facilitare l’interazione in grandi gruppi (50-200 persone) o tra i partecipanti a congressi, ma può essere usato anche per facilitare piccoli team di gestione. Metaplan può essere indicato per:
- creare, raccogliere, riunire, strutturare, immagazzinare, visualizzare le idee,
- introdurre la gente nei seminari e nei congressi,
- sviluppare analisi partecipate per individuare le cause di specifici problemi,
- definire e concordare priorità
- supportare e dare slancio e supporto ad iniziative di cambiamento,
- prendere decisioni condivise su problemi complessi,
- valutare in modo partecipato specifici eventi, casi o processi nel corso di laboratori collettivi,
- progettare e sviluppare in modo rigoroso un piano d’azione dettagliato con portatori di interessi, utenti o clienti.
Come funziona in sintesi?
Un tipico workshop Metaplan può essere articolato nelle seguenti fasi:
- introduzione, durante la quale viene preparato il terreno, viene spiegato il programma, viene descritta la logica di funzionamento e vengono posti gli obiettivi.
- Lavoro individuale destinato a far emergere e scrivere le idee su schede codificate per colore e per forma in funzione del contenuto loro assegnato; le schede prodotte sono attaccate su lavagne preparate in anticipo ed organizzate seguendo la codifica.
- Lavoro collettivo o in sottogruppi (nel caso di alta numerosità dei partecipanti) organizzati per argomento (in funzione delle preferenze) con discussioni sull’argomento.
- Condivisione dei risultati con rapida presentazione (3 minuti) di ogni sottogruppo per consentire al gruppo intero di capire il quadro d’insieme.
- Attribuzione delle priorità tramite votazione, usando piccoli adesivi colorati per esprimere le preferenze
- Discussione in plenaria (20 minuti)
- Conclusione e riepilogo con stesura di un piano di azione
Punti di forza e di debolezza della tecnica Metaplan
Attraverso questa tecnica si possono far partecipare direttamente tutte le persone che hanno un ruolo ed un interesse nella implementazione di qualcosa: questa appartenenza influenza il modo in cui esse agiscono sia in fase di analisi che di processo decisionale. proprio per questo evita il disordine, i processi inconcludenti, le perdite di tempo che spesso si caratterizzano i processi decisionali partecipativi.
D’altro canto si tratta di una tecnica costosa che richiede l’uso di materiali codificati (il kit Metaplan completo di pannelli smontabili costa qualche migliaio di euro), attrezzature (ad esempio le lavagne) e richiede la presenza di conduttori ed assistenti specializzati ed esperti.
Le schede compilate a mano possono essere difficili da leggere e le sessioni di voto pubbliche dove ognuno vede quello che la gente vota possono influenzare il giudizio (pensiero di gruppo, spirale di silenzio). Alcuni potrebbe aver problemi a parlare in pubblico, anche se è competente, mentre altre persone potrebbero parlare troppo.
Partecipanti, conduttori, assistenti
I partecipanti ad un Metaplan devono essere scelti con cura privilegiando soggetti che siano davvero coinvolti nei processi reali che con la tecnica si cerca di facilitare e governare meglio.
Lo scambio di idee ed opinioni tra di loro è necessario poiché l’intento è quello di giungere ad una soluzione comune. Per far questo è indispensabile che il team di lavoro sia in grado di progettare e strutturare in dettaglio l’intero processo che dovrà essere poi gestito da personale esperto. I moderatori (o il moderatore nel caso di piccoli gruppi) amministrano i gruppi e assicurano che vi sia buona comunicazione, che si sviluppi la cooperazione e che nascano livelli più elevati di comprensione. Il loro obiettivo è fornire al gruppo il giusto tipo di strumenti comunicativi al momento giusto in modo che il gruppo possa arrivare con successo ed in maniera efficiente alla base del problema. La strategia è quella di disgregare sistematicamente i problemi complessi in piccole parti, cosi come si divide il gruppo grande in in gruppi più piccoli in modo da massimizzare il coinvolgimento di tutti i partecipanti. Il gruppo plenario regola l’operazione e rivede i risultati. I sottogruppi (20-25 persone) si focalizzano sui compiti secondari e raccolgono le idee. I Mini gruppi (4-6 persone) lavorano realmente sulle questioni contenute all’interno di ogni compito secondario. Per tale motivo nel caso di grandi gruppi è necessaria le presenza di numerosi assistenti e moderatori che possano accompagnare bene e presidiare sistematicamente tutti i processi.
Spazi, luogo e durata
Metaplan è una tecnica fortemente visuale che si basa sull’uso di forme e colori differenti: cartellini tondi, ovali, quadrati, a forma di nuvola, rettangolari, di diversi colori; pennarelli colorati, etichette di diversa forma e colore. E’ precisamente l’uso organizzato secondo regole precise di questi articoli da parte di gruppi e persone che costituisce l’ossatura logica del metodo. Il buon uso di questi richiede la presenza di pannelli, lavagne adeguate e di spazi luminosi ed aperti dove ospitare i lavori: servono inoltre sedie e tavolini per favorire il lavoro personale e degli eventuali sottogruppi e minigruppi. Le regole di comportamento devono essere dichiarate in modo chiaro e comprese bene da tutti i partecipanti in modo da produrre output sempre chiari e leggibili. La durata di un workshop dipende dal numero di partecipanti (orientativamente da 3 ore ad una giornata).
Raccolta e trattamento dei dati
Durante le sessioni Metaplan vengono raccolte ed organizzate numerose informazioni che devono essere rappresentate in modo comprensibile sui cartellini codificati (dove forma e colore hanno specifici ed univoci significati che devono essere noti al gruppo di lavoro): questa strategia consente un grande risparmio di tempo piche gli esiti dei lavori organizzati su cartelloni e lavagne rappresentano già un output utilizzabile direttamente. E’ indispensabile raccogliere ed ordinare tutto il materiale anche fotografando i differenti output generati.
Criteri per valutare la qualità di un Metaplan
Scopo di un seminario metaplan è di solito e prevalentemente quello di giungere ad una decisione condivisa intorno a qualche tema specifico. Il raggiungimento di esso è quindi criterio per decidere circa la sua utilità; per valutare la qualità dell’intero processo si suggerisce una verifica dell’adeguatezza dei seguenti aspetti:
- La composizione del panel di esperti
- La motivazione degli esperti
- La disponibilità dei materiali necessari (kit Metaplan)
- La chiarezza nella spiegazione delle regole, dei compiti e degli obiettivi
- Le modalità di gestione del gruppo adottate dal conduttore e dagli assistenti
Il rispetto di tali criteri è finalizzato a garantire che altri soggetti abbiano la possibilità di verificare le conclusioni a cui si arriva e di vagliare la bontà del seminario e delle relative conclusioni.
Riferimenti e bibliografia